Notarielle / Öffentliche Beglaubigungen
Verschiedene Rechtsgeschäfte bedürfen der öffentlichen Beglaubigung. Die gängigsten Arten einer öffentlichen Beglaubigung durch den Notar sind die Unterschriftsbeglaubigung und die Anfertigung einer beglaubigten Kopie bzw. Abschrift. Grundsätzlich kann jede Privaturkunde beglaubigt werden.
Abschriftsbeglaubigung
Wenn der Notar eine Abschrift beglaubigt, bestätigt er die inhaltliche Übereinstimmung der Abschrift mit der Hauptschrift (das Original), vgl § 42 BeurkG. Die Hauptschrift kann wiederum eine Urschrift, eine Ausfertigung oder eine einfache bzw. beglaubigte Abschrift sein. Die Beglaubigung bescheinigt nicht, dass die Hauptschrift echt oder gültig ist. Hier liegt der Unterschied zur Beurkundung, welche sich auch auf den Inhalt erstreckt.
Zum Beispiel: Sollten Sie irrtümlicher Weise ein Abiturzeugnis mit einer besseren Note ausgestellt bekommen als diejenige, die Sie tatsächlich erzielt haben und lassen Sie eine Kopie hiervon von einem Notar beglaubigen, dann sagt diese Beglaubigung lediglich aus, dass der Inhalt der Kopie mit dem Inhalt des Originalzeugnisses übereinstimmt. Der Notar bestätigt allerdings nicht, dass der Beteiligte tatsächlich die ausgeschriebene Note im Abitur erhalten hat.
Unterschriftbeglaubigung
Durch die Beglaubigung einer Unterschrift durch den Notar wird bestätigt, dass die Unterschrift von einer bestimmten Person stammt und der Unterzeichnende seine Unterschrift persönlich vor dem Notar vollzogen bzw. anerkannt hat (vgl. §§ 39, 40 BeurkG). Der Inhalt der Urkunde selbst wird nicht bestätigt.
Ablauf
Bei einer notariellen Beglaubigung müssen Sie vor dem Notar anwesend sein. Der Notar überprüft sodann Ihre Identität, indem er sich den Personalausweis oder ein vergleichbares Ausweisdokument zeigen lässt. Dann unterschreiben Sie vor den Augen des Notars oder der Notar lässt sich von Ihnen bestätigen, dass es sich bei der Unterschrift um Ihre Unterschrift handelt. Anschließend wird dem Dokument ein Vermerk angefügt, der beglaubigt, dass die Unterschrift vor dem Notar vollzogen oder anerkannt wurde.
Kosten
Die Kosten einer öffentlichen Beglaubigung werden bundesweit durch das Gerichts- und Notarkostengesetz (GNotKG) geregelt und sind daher bei jedem Notar gleich. Es ist einem Notar gesetzlich untersagt, hiervon abzuweichen. Er darf beispielsweise keine individuellen Gebührenvereinbarungen treffen. Die Höhe der Kosten richtet sich unter anderem nach der Art der Beglaubigung und danach, welche Art von Dokument beglaubigt wird und was in diesem Dokument geregelt ist. Darüber hinaus ist auch danach zu unterscheiden, ob die Unterschrift unter einem Dokument erfolgt, das der Notar entworfen hat, oder unter einem solchen, dass die Beteiligten selbst mitgebracht haben.
Die Ermittlung der Notarkosten ist keine einfache Aufgabe, weshalb das folgende Beispiel der Veranschaulichung dient:
In dem Beispiel handelt es sich um eine Unterschriftsbeglaubigung einer Vollmacht. Dies kann beispielsweise die Vollmacht zum Kauf eines Autos im Wert von 50.000 Euro sein.
Der Geschäftswert der Vollmacht beträgt die Hälfte des Geldwertes des Rechtsgeschäfts (vgl. § 121 GNotKG iVm § 98 I GNotKG), auf das sich die Vollmacht bezieht. Da sich die Vollmacht in unserem Beispiel auf ein Rechtsgeschäft in Höhe von 50.000 Euro bezieht, beträgt der Geschäftswert 25.000 Euro. Das Gesetz legt für die Beglaubigung einer Unterschrift die Fünftelgebühr des normalen Gebührensatzes fest, also eine 0,2 Gebühr (KV Nr. 25100 GNotKG). Die Kosten für eine Unterschriftsbeglaubigung betragen aber mindestens 20 Euro und höchstens 70 Euro zzgl. MwSt. Im vorliegenden Fall entstehen somit Notarkosten in Höhe von 23 Euro zzgl. MwSt.
Nutzen Sie den Gebührenrechner der Bundesnotarkammer gerne als ersten Anhaltspunkt für ihre Planung und wenden Sie sich jederzeit an uns. Wir sind gerne bereit Ihnen eine ausführliche Kostenaufstellung zu erstellen.
Gründe und Nöte für eine Beglaubigung
Wann die besondere Form der öffentlichen Beglaubigung erforderlich ist, wird für das jeweilige Rechtsgeschäft ausdrücklich im Gesetz vorgeschrieben, vgl. § 29 GBO oder § 12 HGB. Wenn ein Dokument in einem solchen Fall nicht beglaubigt wird, liegt ein Formverstoß vor und dem Rechtsgeschäft/ der Erklärung steht ein Eintragungshindernis entgegen. In manchen Fällen lohnt sich - auch, wenn es nicht gesetzlich vorgeschrieben ist - eine notarielle Beglaubigung zum Zwecke der Beweiskraft.
Folgend eine beispielhafte Aufzählung für öffentliche Beglaubigungen:
- Eintragungen und Anmeldungen zu öffentlichen Registern (wie das Handelsregister)
- Eintragungen in das Grundbuch
- Eine Generalvollmacht, sofern diese auch den (Ver-)Kauf von Grundstücken umfassen soll
- Patientenverfügungen und Vorsorgevollmachten sollten sicherheitshalber vor dem Notar unterschrieben werden, damit sichergestellt ist, dass sie von allen relevanten Institutionen akzeptiert werden
Verwendung deutscher Urkunden im Ausland
Falls Sie eine deutsche Urkunde im Ausland verwenden möchten, reicht eine o.g. „normale“ Beglaubigung des deutschen Notars meist (Ausnahme: Österreich, Dänemark, Italien, Frankreich, Belgien) nicht aus. Vielmehr muss die Echtheit der Urkunde im Ausland nachgewiesen werden. Durch etwaige bilaterale Staatsabkommen wurden bestimmte öffentliche Urkunden von dem Echtheitsnachweis befreit. Im Übrigen erfolgt der Nachweis durch eine Legalisation. Im Verhältnis der Vertragsstaaten des Haager Übereinkommen wurde die Legalisation durch die sogenannte Apostille ersetzt. Insbesondere sind alle EU-Staaten Vertragsstaaten dieses Übereinkommens.
Apostille
Eine Apostille genügt sowohl für die Anerkennung ausländischer Urkunden in Deutschland und als auch für die Anerkennung deutscher Urkunden im Ausland. Die Apostille ist beim Landgerichtspräsidenten zu beantragen und wird nach dem im o.g. Haager Übereinkommen vorgegebenen Muster erteilt. Falls Sie nach der zuständigen Behörde im Ausland suchen, schauen Sie am besten auf die Homepage der Haager Konvention. Es handelt sich bei der Apostille um einen Stempel, der das Dokument als rechtswirksam kennzeichnet.
Legalisation
In allen anderen Fällen ist eine Legalisation notwendig. Dabei handelt es sich um eine Vorbeglaubigung der Dokumente durch die deutsche Behörde. Danach erfolgt dann die Bestätigung durch das Konsulat des Landes, in dem Sie die Urkunde gebrauchen möchten.
Resumée
Eine öffentliche notarielle Beglaubigung bestätigt die Echtheit der Unterschrift (bzw. des Handzeichens) bzw. die Übereinstimmung der Abschrift mit der Originalurkunde. Abzugrenzen ist sie von der Beurkundung, die zusätzlich den Inhalt der Urkunde bestätigt.
Die Kosten der Beglaubigung sind gesetzlich festgelegt und dürfen nicht individuell davon abweichend vereinbart werden. Sollten Sie Schwierigkeiten bei der Berechnung haben, nutzen Sie am besten den Gebührenrechner oder kommen Sie gerne auf uns zu.
Für einen Beglaubigungstermin stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Sie können jederzeit und kurzfristig einen Termin mit dem Sekretariat vereinbaren.
„25 Jahre Notariat in den neuen Bundesländern hat gezeigt: Die Aufgaben des Notars sind vielfältig, abwechslungsreich und allesamt spannend. Und das werden sie auch in Zukunft bleiben.”
