1. Einführung
Am 27. Juli 2022 ist das Gesetz zur Einführung virtueller Hauptversammlungen von Aktiengesellschaften und Änderung genossenschafts- sowie insolvenz- und restrukturierungsrechtlicher Vorschriften in Kraft getreten. Neben den bereits bestehenden Möglichkeiten der Durchführung einer Hauptversammlung als Präsenzveranstaltung und als hybride Versammlung nach Maßgabe des § 118 AktG wird Gesellschaften in der Rechtsform der AG, der KGaA sowie der SE damit auch nach Auslaufen des COVMG am 31. August 2022 unter den Voraussetzungen des neu eingeführten § 118a AktG die Möglichkeit gewährt, rein virtuelle Hauptversammlungen abzuhalten. Vor allem aber wird die wichtige Entscheidung über das mit einem erheblichen Verlust von Aktionärsrechten verbundene Online-Versammlungsformat dahin gelegt, wo es richtigerweise hingehört: in die Hand der Aktionäre.
2. Satzungsgrundlage
Nach § 118a Abs. 3 S. 1 AktG muss die Möglichkeit der Durchführung einer virtuellen Hauptversammlung bzw. die Ermächtigung des Vorstands, eine solche einzuberufen, in der Satzung vorgesehen sein. Das Satzungserfordernis schafft Transparenz für den Rechtsverkehr, da die Satzung online über das Handelsregister einsehbar ist (vgl. auch Heckschen, NotBZ 2022, 281). Diese Regelung darf jedoch nach § 118a Abs. 3 S. 2 AktG nur befristet auf fünf Jahre eingeführt werden. Dies gilt auch für die Ermächtigung des Vorstands zur Einberufung einer virtuellen Hauptversammlung. Innerhalb dieses Fünf-Jahres-Zeitraums muss die Hauptversammlung dann nicht nur einberufen, sondern auch durchgeführt worden sein (vgl. BT-Drs. 20/2653, 7.) Für die Praxis empfiehlt sich die Ermächtigung des Vorstands anstatt der bindenden Festlegung der virtuellen Hauptverhandlung, sodass der Vorstand im Einzelfall flexibel entscheiden kann. So bleibt die Möglichkeit der Durchführung einer Präsenzversammlung bei besonders weitrechenden, strukturverändernden Beschlussgegenständen bestehen.
Nach Ablauf der Fünf-Jahres-Frist ist ein Beschluss der Hauptversammlung notwendig, der die Ermächtigung des Vorstands bzw. die Festlegung der virtuellen Hauptversammlung in der Satzung bestätigt. Zu beachten ist dabei, dass die letzte Hauptversammlung in der Fünf-Jahres-Periode vor Ablauf des Zeitraums einberufen und abgehalten werden muss. Dieser Legitimations-Beschluss kann auch in der virtuellen Hauptversammlung geschlossen werden, da diese eine vollwertige Hauptversammlung ohne Kompetenzeinschränkung darstellt (vgl. Regierungsentwurfs (BT-Drs. 20/1738, S. 27).
Eine Ausnahme von dem Satzungserfordernis gilt nach der Übergangsvorschrift § 26n Abs. 1 EGAktG für Hauptversammlungen, die bis einschließlich 31. August 2023 einberufen werden. In diesem Übergangszeitraum kann der Vorstand mit Zustimmung des Aufsichtsrats nochmals ohne Satzungsgrundlage entscheiden, dass die Hauptversammlung virtuell nach Maßgabe der neuen Vorschriften abgehalten werden soll. Dadurch soll den Gesellschaften die Möglichkeit gegeben werden, die notwendige Satzungsgrundlage für die Zukunft zu schaffen. Diese Möglichkeit sollte auch genutzt werden.
3. Anwesenheitspflicht vor Ort
Die Mitglieder des Vorstands und die Mitglieder des Aufsichtsrats sind grundsätzlich verpflichtet, physisch am Ort der Hauptversammlung teilzunehmen. Trotz des Wortlautes des § 118a Abs. 2 AktG („sollen“) entspricht die physische Teilnahmepflicht der allgemeinen Auffassung. Die Anwesenheitspflicht gilt auch für den Versammlungsleiter und den Notar (§ 130 Abs. 1a AktG). Die „rein virtuelle“ Hauptversammlung stellt somit vielmehr eine Variante einer hybriden Hauptversammlung dar. Ausnahmsweise können Aufsichtsratsmitglieder jedoch auch per Audio- und Videoübertragung zugeschaltet werden, wenn dies in der Satzung vorgesehen ist, §§ 118a Abs. 2 S. 2, 118 Abs. 3 S. 2 AktG.
4. Weitere Voraussetzungen nach § 118a AktG
§ 118a Abs. 1 S. 2 Nr. 1 – 8 AktG legt die Voraussetzungen der Durchführung einer virtuellen Hauptversammlung fest. Fehlt eine dieser Voraussetzungen, sind die in dieser Hauptversammlung gefassten Beschlüsse anfechtbar, aber nicht nichtig (vgl. Begr. RegE, BT-Drs. 20/1738, 26).
Von der noch im Regierungsentwurf vorgesehen Möglichkeit, in der Satzung festzulegen, dass einzelne Beschlussgegenstände nicht in der virtuellen Hauptversammlung behandelt werden dürfen, wurde - leider - abgesehen. Damit wird die Durchführung einer virtuellen Hauptversammlung stark an die einer Präsenz-veranstaltung angenähert. Den Aktionären ist die Ausübung ihrer Rechte im Wege elektronischer Kommunikation zu ermöglich. Dafür können Aktionäre ihre Rechte auch grundsätzlich nur im Wege elektronischer Kommunikation ausüben.
a) Audio- und Videoübertragung der gesamten Versammlung
Die gesamte Hauptversammlung muss in Bild und Ton von den Aktionären verfolgt werden können, § 118a Abs. 1 S. 2 Nr. 1 AktG. Es ist zulässig, diese Liveübertragung über die Internetseite bzw. ein Aktionärsportal oder Videokonferenzdienste zu streamen.
b) Stimmrechtsausübung
Die Stimmrechtsausübung erfolgt im Wege der elektronischen Kommunikation sowie Vollmachtserteilung, § 118a Abs. 1 S. 2 Nr. 2 AktG. Zusätzlich kann die schriftliche Briefwahl gewährt werden. Diese wäre aber mit mehr Aufwand und zusätzlichen Kosten verbunden.
c) Antragsrechte
Aktionären wird nach § 118a Abs. 1 S. 2 Nr. 3 AktG das Recht eingeräumt, Anträge im Wege der Videokommunikation zu stellen. Von diesem Antragsrecht sind alle Anträge umfasst, die auch in der Präsenzversammlung gestellt werden können, bspw. Gegenanträge oder Wahlvorschläge. Zwingend vorgeschrieben ist hierfür die Videokommunikation, sodass eine Zwei-Wege-Direktverbindung erforderlich ist. Nach dem COVMG war den Aktionären das Recht zur Stellung von Gegenanträgen in der virtuellen Hauptversammlung verwehrt.
d) Frage- und Auskunftsrechte
Den Aktionären ist nach § 118a Abs. 1 S. 2 Nr. 4 AktG im Wege elektronischer Kommunikation ein Auskunftsrecht nach § 131 AktG einzuräumen. Nach den § 131 Abs. 1a bis 1f AktG können die Auskunftsrechte vor und in der Hauptversammlung näher ausgestaltet werden.
Nach § 131 Abs. 1a S. 1 AktG kann der Vorstand vorgeben, dass die Fragen der Aktionäre bis drei Tage vor der Hauptversammlung im Wege der elektronischen Kommunikation eingereicht werden müssen. Zu spät eingereichte Frage müssen dann nicht mehr beantwortet werden, § 131 Abs. 1 a S. 3 AktG.
Der Vorstand muss diese Fragen dann bis einen Tag vor der Hauptverhandlung beantworten und bis zum Ende der Hauptversammlung den Aktionären zugänglich machen, § 131 Abs. 1 c S. 1 AktG. Börsennotierte Unternehmen müssen die Antworten auf der Internetseite (öffentlich) zugänglich machen. Nichtbörsennotierte Unternehmen hingegen können die Antworten auf dem Aktionärsportal zugänglich machen, sodass diese nicht öffentlich einsehbar sind.
Sind die Antworten fristgerecht zugänglich gemacht, kann der Vorstand die Antwort in der Hauptversammlung verweigern, § 131 Abs. 1c S. 4 AktG. Das gilt nicht für Fragen, die erst nach Ablauf der Frist entstanden sind. Diese können in der Hauptversammlung gestellt und müssen beantwortet werden, § 131 Abs. 1e S. 1 AktG. Es sei denn, die Fragen hätten rechtzeitig, d.h. bis drei Tage vor der Hauptverhandlung, gestellt werden können. Bei der Beurteilung, ob die Frage erst nach Ablauf der Vorabeinreichungsfrist entstanden ist, ist nach einem objektiven Maßstab zu entscheiden. Die Gesetzesbegründung nennt hier exemplarisch nach Fristablauf veröffentlichte Presseberichte oder Geschäftszahlen.
Wenn von der Vorabeinreichung Gebrauch gemacht wurde, steht den elektronisch zugeschalteten Aktionären ein Nachfragerecht auch zu den nicht selbst gestellten Fragen zu (sog. „Über-Kreuz-Fragen“). Die Nachfrage dient der Präzisierung einer nicht als ausreichend empfundenen Antwort des Vorstands, muss also inhaltlich einen sachlichen Zusammenhang zu der Antwort und der dazugehörigen Frage aufweisen.
Hinsichtlich der Fragerechte ergeben sich Gestaltungsmöglichkeiten gem. §§ 131 Abs. 1d S. 2, Abs. 1e S. 2 AktG i.V.m. § 131 Ab. 2 S. 2 AktG. Demnach kann die Satzung oder die Geschäftsordnung nach § 129 AktG den Versammlungsleiter ermächtigen, das Frage- und Rederecht des Aktionärs zeitlich angemessen zu beschränken. Der Umfang der Einreichung von Fragen kann auch schon in der Einberufung der Hauptversammlung angemessen beschränkt werden, § 131 Abs. 1b AktG. Dadurch sollen ein ordnungsgemäßer Ablauf der Hauptversammlung und eine angemessene Vorbereitung der Hauptversammlung gesichert werden. Unter einer angemessenen Beschränkung sind bspw. die Vorgabe einer Höchstzahl von Fragen pro Aktionär, einer Zeichenbeschränkung oder einer Gesamthöchstzahl an zulässigen Fragen zu verstehen. Bei der Frage der Angemessenheit ist die zu erwartende Dauer der Hauptversammlung zugrunde zu legen. Darüber hinaus kann das Recht zur Einreichung von Fragen auf ordnungsgemäß zur Hauptversammlung angemeldete Aktionäre beschränkt werden, § 131 Abs. 1b S. 2 AktG. Eine solche Beschränkung sollte bereits in der Einberufung zur Hauptversammlung bekannt gemacht werden (Begr. RegE, BT-Drs. 20/1738, 33).
e) Bericht des Vorstands
Sofern von der Möglichkeit des § 131 Abs. 1a S. 1 AktG Gebrauch gemacht wurde, ist der Bericht des Vorstandes oder dessen wesentlicher Inhalt bis spätestens sieben Tage vor der Hauptversammlung zugänglich zu machen, § 118a Abs. 1 S. 2 Nr. 5 AktG. Hierauf muss die Einberufung der Hauptversammlung hinweisen. Die Form der Zugänglichmachung bleibt der Gesellschaft überlassen.
f) Stellungnahme- und Rederecht
Nach § 118a Abs. 1 S. 2 Nr. 6 AktG steht den Aktionären vor der Hauptversammlung ein Stellungnahmerecht im Wege elektronischer Kommunikation und nach § 118a Abs. 1 S. 2 Nr. 7 AktG den elektronisch zugeschalteten Aktionären in der Hauptversammlung ein Rederecht zu. Im Einzelnen regelt § 130a AktG das Stellungnahme- und Rederecht.
aa) Stellungnahmerecht
Nach § 130a Abs. 1 S. 1, Abs. 2 AktG haben die Aktionäre das Recht, bis spätestens fünf Tage vor der Hauptversammlung Stellungnahmen zu den Tagesordnungspunkten im Wege elektronischer Kommunikation einzureichen. Dieses Recht kann auf ordnungsgemäß zu der Versammlung angemeldete Aktionäre und der Umfang der Stellungnahmen kann in der Einberufung angemessen beschränkt werden. Angemessen ist hierbei, was zu einer ordnungsgemäßen Sichtung der eingegangenen Stellungnahmen erforderlich ist. Das kann bspw. eine Zeichenbegrenzung für Stellungnahmen in Textform oder eine Minutenbegrenzung für Stellungnahmen in Videoform sein.
Die Stellungnahmen sind allen Aktionären bis spätestens vier Tage vor der Hauptversammlung zugänglich zu machen, § 130a Abs. 3 S. 1 AktG. Auch hier kann das Zugänglichmachen auf ordnungsgemäß zur Hauptversammlung angemeldete Aktionäre beschränkt werden. Börsennotierte Gesellschaften müssen die Stellungnahmen auf ihrer Website zugänglich machen, § 130a Abs. 3 S. 3 AktG. Im Falle der Beschränkung kann das Zugänglichmachen auch bspw. über das Aktionärsportal erfolgen. Stellungnahmen müssen jedoch in den Fällen des § 130a Abs. 3 S. 4 AktG i.V.m. § 126 Abs. 2 S. 1 Nr. 1, 3, 6 AktG nicht zugänglich gemacht werden.
bb) Rederecht
Im Gegensatz zu den Bestimmungen des COVMG steht den Aktionären nach § 130a Abs. 5 AktG ein „Live-Rederecht“ im Wege der Videokommunikation (Zwei-Wege-Direktverbindung) zu. Das Rederecht umfasst alle vorgenannten Fragerecht etc. der Aktionäre, vgl. § 130a Abs. 5 S. 3 AktG. Redebeiträge müssen nicht vorher angemeldet werden, sondern können in der Hauptversammlung über einen „virtuellen Meldetisch“ angekündigt werden. Die Gesellschaft kann sich zur Aufrechterhaltung der Funktionsfähigkeit der Gesellschaft in der Einberufung vorbehalten, den Redebeitrag zurückzuweisen, wenn die Funktionsfähigkeit der Videokommunikation nicht sichergestellt ist, § 130a Abs. 6 AktG. Die Frage der Funktionsfähigkeit ist eine Ermessensentscheidung der Gesellschaft, wobei zu beachten ist, dass das Rederecht als Ausfluss des Teilnahmerechts besonders geschützt ist. Erforderlich wird daher eine nicht nur einmalige kurze Unterbrechung der Internetverbindung sein, sondern eine langanhaltende Störung. Nach Versagung des Redebeitrags kann der betroffene Aktionär jedoch erneut einen Redebeitrag über den Meldetisch ankündigen. Ist die Videokommunikation nicht funktionsfähig, kann die Gesellschaft dem Aktionär anbieten, den Beitrag fernmündlich zugeschaltet vorzutragen (vgl. BT-Drs. 20/2653, 35).
Auch im Hinblick auf das Rederecht gilt § 131 Abs. 2 AktG, wonach die Satzung oder die Geschäftsordnung nach § 129 AktG den Versammlungsleiter ermächtigen kann, das Rederecht des Aktionärs zeitlich angemessen zu beschränken
g) Widerspruchsrecht
Nach § 118 a Abs. 1 S. 2 Nr. 8 AktG steht den Aktionären ein Widerspruchsrecht zu. Hierzu genügt es, entsprechend der in der Corona-Pandemie etablierten Praxis, einen „Widerspruchs-Button“, ein Textfeld oder eine spezielle E-Mail-Adresse bereitzustellen.
5. Einberufung
Hinsichtlich der Einberufung der virtuellen Hauptversammlung gelten zunächst die allgemeinen Vorgaben nach § 121 Abs. 3 AktG, wonach Firma, Sitz der Gesellschaft, Zeit und Ort der Hauptversammlung und die Tagesordnung bekannt gemacht werden müssen. Bezüglich des Orts der Hauptversammlung gilt die Beschränkung des § 121 Abs. 5 AktG nicht (§ 121 Abs. 5 S. 3 AktG), sodass Ort der Hauptversammlung jeder beliebige Ort sein kann. Zu beachten ist lediglich, dass der Ort im Amtsbereich des beurkundenden Notars sein muss, wenn eine notarielle Beurkundung erforderlich ist (§ 10a Abs. 2 BNotO).
Zusätzlich anzugeben ist nach § 121 Abs. 4b AktG, wie die elektronische Zuschaltung zu der Hauptversammlung erfolgen kann. Es muss auch ausdrücklich darauf hingewiesen werden, dass kein Recht auf physische Teilnahme der Aktionäre besteht.
Bei börsennotierten Gesellschaften ist zusätzlich das Verfahren für die Stimmabgabe im Wege elektronischer Kommunikation (§ 121 Abs. 4b S. 3 AktG) und auf § 126 Abs. 4 und, falls der Vorstand von der Möglichkeit des § 131 Abs. 1a S. 1 Gebrauch macht, auf § 131 Abs. 1a bis 1f hinzuweisen sowie darauf, dass der Bericht des Vorstands oder dessen wesentlicher Inhalt nach § 118a Abs. 1 S. 2 Nr. 5 zugänglich gemacht wird.
Bei Verstoß gegen § 121 Abs. 4b AktG sind die Beschlüsse nichtig, § 241 Nr. 1 AktG.
6. Anfechtung
Eine Anfechtung kann nicht auf die durch eine Störung der elektronischen Kommunikation verursachte Verletzung der Rechte, die auf elektronischen Weg wahrgenommen werden, gestützt werden, § 243 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 Akt. Nach § 243 Abs. 3 S. 1 Nr. 2 AktG wird dies auf die Verletzung der Rechte, die nach § 118a Abs. 1 S. 2 Nr. 1, 2, 3 AktG in der virtuellen Hauptversammlung auf elektronischem Weg wahrgenommen werden, ausgeweitet. Etwas anderes gilt nur, wenn der Gesellschaft Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit vorzuwerfen ist, § 243 Abs. 3 S. 2 AktG. Laut der Gesetzesbegründung liegen Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit nicht vor, wenn ein professioneller Dienstleister mit der technischen Durchführung der Versammlung beauftragt wird.
Nach § 245 AktG genügt für die Anfechtungsbefugnis, dass der Aktionär zu der virtuellen Hauptversammlung elektronisch zugeschaltet war.
7. Genossenschaften / Vereine
In letzter Sekunde des Gesetzgebungsverfahrens wurde auch Genossenschaften der Weg in die virtuelle Versammlung eröffnet (§ 43b Abs. 1 Nr. 2 GenG). Wenig überzeugend legte der Gesetzgeber fest, dass bei Genossenschaften solche Versammlungen auch ohne eine entsprechende Satzungsregelung zulässig sind. Vereine wurden hingegen nicht in den Anwendungsbereich des Gesetzes einbezogen. Hier sind solche Versammlungen nach h.M. möglich, wenn die Satzung dies erlaubt.
8. Fazit / Praxishinweise
Informations- und Entscheidungsprozesse werden entsprechend der bereits in der Praxis etablierten Vorgehensweise stark in das Vorfeld der Hauptversammlung vorverlagert (vgl. Begr. RegE, BT-Drs. 20/1738, 16). Ziel war es, die virtuelle Hauptversammlung weitestgehend an die Präsenzversammlung anzunähern. Aktionäre sollen ihre Rechte in der virtuellen Versammlung uneingeschränkt, das heißt weitestgehend wie in einer Präsenzversammlung, ausüben können. Das Mündlichkeitsprinzip findet dadurch Beachtung, dass die Videokommunikation zwingend vorgeschrieben ist für die Antragsrecht der Aktionäre. Erforderlich ist hierfür eine Zwei-Wege-Direktverbindung. Die Annäherung an die Präsenzversammlung hat jedoch auch eine Dopplung der Aktionärsrechte im Hinblick auf das Rede-, Frage- (im Falle der Vorabeinreichung) und Antragsrecht zur Folge.
Auf der einen Seite werden durch die neuen Regelungen zur virtuellen Hauptversammlung Aktionärsrechte verbessert und der Dialog mit den Aktionären gestärkt. Auf der anderen Seite führt dies zu einem zusätzlichen Aufwand seitens der Gesellschaft, insbesondere wenn sie sich für die Vorabeinreichung von Fragen entscheidet.