Seit 01.08.2022 können wir in den gesetzlich zulässigen Fällen im Bereich des Gesellschaftsrechts (u. a. GmbH-Gründung sowie Registeranmeldungen für diverse Rechtsformen) vor allem Beglaubigungen aber auch Beurkundungen in Form einer Online-Videokonferenz über die Plattform der Bundesnotarkammer anbieten. Wir eröffnen gern das entsprechende Online-Verfahren und übermitteln den Beteiligten einen Einladungslink. Die Beliebtheit dieses Verfahrens gerade bei Registeranmeldungen hat stark zugenommen. Das Gesetz erlaubt dies jedoch nur, wenn Sie in unseren örtlichen Zuständigkeitsbereich fallen. Dies ist der Fall, wenn der Satzungssitz der Gesellschaft/Hauptniederlassung des Einzelkaufmannes oder der Wohnsitz des Gesellschafters oder des organschaftlichen Vertreters (bspw. Geschäftsführer) sich in Dresden befinden. Möglich ist zudem eine gemischte Beurkundung, bei der einige der Beteiligten vor Ort anwesend sind und andere über Videozuschaltung teilnehmen.
Wie das Online-Verfahren im Detail funktioniert, können Interessierte auf der offiziellen Internetseite in allen Schritten nachvollziehen.
Zusätzlich möchten wir an dieser Stelle auch einige grundlegende Informationen zur Verfügung stellen, damit sich jeder im Vorfeld auf den anstehenden Online-Termin vorbereiten und insbesondere prüfen kann, ob er die technischen Voraussetzungen erfüllt.
1. Technische Voraussetzungen
Damit die Videokonferenz technisch zu keinen Komplikationen führt, sollte jeder Beteiligte vorab prüfen, ob die folgenden technischen Voraussetzungen erfüllt sind:
- Ein Mobiltelefon mit Near Field Communication-Schnittstelle (NFC-Schnittstelle). Bei Handys der neueren Generation ist diese Funktion standardmäßig im Mobiltelefon integriert. Sie können hier überprüfen, ob dies auch tatsächlich der Fall ist. Ein spezielles Kartenlesegerät wird nicht benötigt.
- Ein Tablet, Laptop oder Desktop-PC mit Mikrofon, Lautsprechern und einer Webcam mit einer Auflösung von mindestens 480 Pixeln
- Schnelle und stabile Internetverbindung (mindestens 6 Mbits/s, besser DSL, LTE, Kabel usw.). Bitte beachten Sie, dass mit zu langsamem Internet keine störungsfreie Übertragung von Bild und Ton möglich ist und wir bei Wacklern/Unterbrechungen der Verbindung eine rechtswirksame Beurkundung nicht vornehmen können. Zudem sollten Sie während der Beurkundung/Beglaubigung mit keinem VPN verbunden sein.
- Die kostenfreie, von der Bundesnotarkammer bereitgestellte App (Notar-App) auf Ihrem Mobiltelefon. Diese App steht im App Store® oder Google Play® zum Download bereit.
Der Webservice wurde von der Bundesnotarkammer so konzipiert, dass die Beteiligten über keine besonderen IT-Kenntnisse verfügen müssen.
2. Rechtssichere Identifizierung – kann ich mich mit meinem Ausweisdokument identifizieren?
Damit Sie sich rechtssicher identifizieren können, sieht § 16c BeurkG n.F. ein zweistufiges Verfahren vor. Sie müssen sich zunächst über einen elektronischen Identitätsnachweis ausweisen (eID), zum anderen müssen Sie bei Beginn der Videokonferenz aus einem Ausweisdokument ein elektronisches Lichtbild übermitteln, das wir als Notare mit Ihrem Erscheinungsbild abgleichen.
Bitte beachten Sie, dass Stufe I der Identifizierung innerhalb des Online-Verfahrens zweimal von Ihnen durchgeführt werden muss, und zwar das erste Mal bei der Registrierung auf der Plattform, das zweite Mal dann beim Eintritt in die später stattfindende Videokonferenz.
a) Stufe 1 – Identifizierung mittels eID
Für die erste Stufe (Identifizierung über eID) sind folgende Ausweisdokumente verwendbar:
- Deutscher Personalausweis mit aktivierter Online-Funktion sowie vorhandener Ausweis-PIN. Bei allen neuen Personalausweisen, die ab dem Jahr 2017 ausgestellt wurden, ist die Online-Funktion im Übrigen automatisch aktiviert. Wer jedoch noch einen älteren Personalausweis besitzt, kann im für sich zuständigen Bürgeramt überprüfen lassen, ob die eID freigeschaltet ist oder nicht. Das ist in der Regel kostenfrei.
Sie können – und dies ist nach unserem Dafürhalten der schnellste und auch einfachste Weg - kostenfrei über nachstehende Webseite einen PIN-Rücksetzbrief bestellen. Sofern Sie in Deutschland wohnhaft sind, wird er an Ihre Meldeadresse zugestellt und enthält einen Aktivierungscode, einen QR-Code und eine neue PIN. Damit können Sie Ihren Online-Ausweis selbst aktivieren und ihn mit der neuen PIN sofort nutzen.
Bitte sorgen Sie dafür, dass Sie im Falle eines geplanten notariellen Online-Verfahrens sich rechtzeitig um das Vorhandensein Ihrer PIN kümmern und diese an dem Tag der Beurkundung bereithalten. Andernfalls könnte der geplante Termin online nicht stattfinden. Wir wären in einem solchen Falle verpflichtet, Sie auf einen dann später stattfindenden Präsenztermin zu verweisen.
Das jeweilige Bürgeramt Ihres Wohnsitzes hilft Ihnen für den Fall, dass
- Ihr Online-Ausweis deaktiviert ist,
- Sie Ihren PIN-Brief mit Transport-PIN nicht mehr finden,
- Sie Ihre PIN vergessen haben oder
- die PIN blockiert ist.
Hier ist jedoch in der Regel ein persönliches Vorsprechen im Bürgeramt notwendig.
- Elektronischer Aufenthaltstitel in Deutschland (unabhängig vom Ausstellungsdatum)
- eID-Karte für Bürgerinnen und Bürger der Europäischen Union (EU) / Angehörige des Europäischen Wirtschaftsraumes (EWR)
Eine elektronische Identifizierung kann ebenso über ein anerkanntes elektronisches Identifizierungsmittel anderer EU-Staaten mit dem Sicherheitsniveau „hoch“ erfolgen. Für eine Auflistung der geeigneten Dokumente finden Sie hier eine Übersicht.
Von anderen Drittstaaten können elektronische Identifizierungsmittel zum Auslesen der eID nicht verwendet werden.
b) Stufe 2 – Lichtbild auslesen (entfällt, sofern Sie dem Notar bereits von Person bekannt sind)
Für die zweite Stufe, den Lichtbildabgleich, wird ein auslesefähiger amtlicher Identitätsnachweis mit Card Access Number-Verfahren (CAN-Verfahren) akzeptiert; dies sind zum Beispiel:
- ein Personalausweis mit Beantragungsdatum ab dem 2. August 2021.
- ein deutscher Reisepass oder ein elektronischer Aufenthaltstitel (beide unabhängig vom Ausstellungsdatum)
- ein Reisepass aus einem anderen der 30 EWR-Staaten (EU-Mitgliedsstaaten zuzüglich Island, Liechtenstein, Norwegen) sowie Ausweis- und Reisepassdokumente aus zahlreichen Drittstaaten, die einer automatisierten Echtheits-, Gültigkeits- und Sicherheitsüberprüfung durch die Bundesnotarkammer zugängig sind.
Sofern Sie sich als ausländische Urkundsbeteiligte oder ausländischer Urkundsbeteiligter unsicher sind, ob ihr Ausweisdokument zur Identifizierung zugelassen ist, können Sie sich bei der technischen Supporthotline der Bundesnotarkammer informieren, ob Ihr Ausweis für diesen Identifizierungsschritt ausreichend ist. Dennoch müssen Sie ergänzend dafür Sorge tragen, dass Sie ebenfalls ein Ausweisdokument besitzen, mit dem Sie sich mittels eID identifizieren können.
Problematisch kann es ebenso für Sie werden, wenn Sie sich in Stufe 1 mit einem deutschen Personalausweis identifiziert haben, der vor dem 2. August 2021 ausgestellt wurde. Mit einem solchen Ausweisdokument kann nämlich das Lichtbild nicht im CAN-Verfahren ausgelesen werden, was zur Folge hätte, dass Sie für die Stufe 2 zusätzlich noch Ihren Reisepass oder ein anderes Identifizierungsmittel parat haben müssten, um sich in der Videokonferenz rechtssicher zu identifizieren.
Es wäre also möglich, dass eine Beurkundung aufgrund gescheiterter Identifizierung abgebrochen werden müsste und Sie einen neuen Online- oder aber Vor-Ort-Termin vereinbaren müssten. Diesen unnötigen Zeitverlust für beide Seiten würden wir gerne gemeinsam mit Ihnen vermeiden.
Bitte beachten Sie:
Stufe 2 kann gänzlich entfallen, sofern Sie dem beurkundenden bzw. beglaubigenden Notar Prof. Dr. Heckschen oder Dr. Pascal Salomon bereits von Person bekannt sind.
Nicht verzichtet werden kann jedoch generell auf die Identifizierung mittels eID. Dieser Schritt ist in jedem Falle vornehmen.
3. Einladung weiterer Teilnehmer
a) Rechtsanwälte, Steuerberater, sonstige Personen
Sofern Sie ergänzend beispielsweise Ihren Steuerberater, Rechtsanwalt oder sonstige Dritte an der Videokonferenz teilnehmen lassen möchten, bedürfen diese ihrerseits keiner Identifizierung. Sie müssen jedoch ebenfalls einen Einladungslink erhalten und sich für die Teilnahme an als Dritte registrieren. Da diese Personen keine elektronisch qualifizierte Signatur abgeben müssen, entfällt eine Identifizierung mittels eID.
b) Dolmetscher, Vertreter, weitere Hilfspersonen
Anders sieht es bei Vertretern, Dolmetschern oder sonstigen Hilfspersonen, die genau wie im Präsenzverfahren Ihre Signatur unter der Urkunde setzen müssen, aus. Diese benötigen genauso wie die unmittelbaren Urkundsbeteiligten geeignete amtliche Ausweisdokumente, um anhand der ausgelesenen eID und ihres Lichtbilds notariell identifiziert werden zu können.
4. Dokumentenaustausch
Wir haben uns dazu entschieden, dass wir bis auf Weiteres Entwürfe und sonstige Dokumente, die für den Informationsaustausch mit Ihnen notwendig sind, per E-Mail übermitteln werden und Sie möglichst ebenso die für das Verfahren relevanten Dokumente uns auf diesem Weg zuleiten mögen. Dies reduziert unseren Verwaltungsaufwand und gewährleistet, dass Ihr Anliegen zeitnah bearbeitet werden kann, da unser E-Mail-Postfach während der Bürozeiten ständig überwacht wird.
5. Terminvereinbarung
Für eine Terminvereinbarung bitten wir Sie, sich mit uns telefonisch oder per E-Mail in Verbindung zu setzten damit wir gemeinsam nach einen für alle Beteiligten passenden Termin suchen können.
Wie Sie sehen, gibt es einiges zu beachten. Wir hoffen, mit diesen Informationen auf die wichtigsten Punkte hingewiesen zu haben
Bei dennoch offenen Fragen stehen Ihnen unsere fachkundigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gerne Rede und Antwort.